Komunikácia v organizácii – Employee Relations

Komunikácia v organizácii – Employee Relations

= Interná komunikácia v organizácii

• Základné funkcie:
  • výmena potrebných informácií,
  • rozlíšenie členov organizácie od nečlenov,
  • informovať zamestnancov a manažérov o cieľoch organizácie a ich priebežnom plnení,
  • presvedčiť zamestnancov a manažérov o cieľoch organizácie a spôsoboch ich dosiahnutia,
  • stimuluje zamestnancov a manažérov k hľadaniu a nachádzaniu nových riešení a postupov v zmysle plnenia strategických cieľov organizácie.

3 kľúčové faktory:

1. nejde len o informácie ale aj o postoje a dôveru,
2. záleží na každom manažérovi – jeho pozitívnom postoji, ústretovosti a komunikačných schopnostiach,
3. mimoriadny význam efektívnej internej komunikácie v období prípravy zásadných zmien v organizácii.
4. Z hľadiska komunikačných kanálov:
   1. Zostupná komunikácia
   2. Vzostupná komunikácia
   3. Horizontálna komunikácia
   4. Diagonálna komunikácia
   5. Formálna komunikácia
   6. Neformálna komunikácia
   7. Z hľadiska foriem komunikácie:
   8. Verbálna komunikácia
   9. Písomná komunikácia

Verbálna komunikácia

Je najrozšírenejšia forma komunikácie v organizácii: úspora času, bezprostredná spätná väzba, rýchlosť, účinnosť, neverbálne signály, zvýšená pravdepodobnosť porozumenia

Písomná komunikácia

Výhoda: existuje nespochybniteľný doklad o priebehu komunikácie a jej záveroch

Má väčšiu váhu ako komunikácia ústna .

Formy efektívnej internej komunikácie – voľba prostriedkov

• Rozhovor
• Rozprava, tímová diskusia
• Porada
• Telefonický rozhovor, odkaz na záznamníku
• Firemné noviny, časopis, bulletín
• Písomné formy – odkaz, príkaz, obežník, metodický pokyn, smernica, list, fax
• Nástenka, schránky na nápady
• Komunikácia elektronickou formou – elektronické noviny, diskusie, konferencie, e-mail, stránky
• Videofilm
• Dotazníky, sociologický prieskum
• Rotácia pracovníkov
• Periodické (výročné) porady vrcholových manažérov s manažérmi taktického riadenia
• Spolupráca s odbormi, kolektívne vyjednávanie
• Vzdelávacie akcie
• Exkurzie a stáže na špičkových pracoviskách
• Schránky na otázky „zvedavý telefón“
• „Dni a hodiny otvorených dverí“ u manažérov strategického riadenia
• Spoločenské, športové, kultúrne a súťažné akcie
• Firemné rituály – zahájenie a ukončenie roku, najlepší pracovníci, jubileá významných osobností organizácie
• Firemná vízia, stratégia, ciele a úlohy
• Významne udalosti (povýšenie, odvolanie, ocenenie, prepustenie)
• Písané a nepísané pravidlá hry, stupeň tolerancie, etický kódex
• Symboly a logo firmy
• Hodnotenie pracovníkov, formy motivácie
• Formy spätnej väzby
• PR, reklama, propagácia
• Spôsob výberu a prijímania spolupracovníka, adaptácia, zaškolenie, vzdelávanie, kariérny postup
• Spôsob obliekania – dress code
• Typ klientely, dodávatelia, odberatelia, konkurencia
• Úspechy a neúspechy organizácie – prezentácia
• CRM
• Pracovné prostredie, podmienky, organizácia práce
• Tradícia organizácie

Predpoklady fungovania internej komunikácie v organizácii

Organizácia práce. Odborná a ľudská kvalita manažérov, kedy vrcholový manažér vytvára svoj tím. Personálna stratégia a jej realizácia. Pravidelne fungujúca spätná väzba v obidvoch smeroch. Osobné príklady a postoje manažérov

Organizačné a administratívne zabezpečenie

Základný dokument pre komunikáciu v organizácii: ISO 9001:2001 – Systém manažmentu kvality – časť Interná komunikácia. Cieľom internej komunikácie v organizácii je motivovať zamestnancov k naplneniu firemných strategických cieľov. Základom novej komunikačnej stratégie je zásada, že manažéri sú v spoločnosti pre zamestnancov a nie naopak .

Metodické postupy odovzdávania informácii a znalostí

• Odovzdanie správnej (najlepšej) praxe
• Vyhodnocovacie akcie
• Vedenie štruktúrovaného dialógu
• Rozprávanie príbehov
• Ostatné postupy (analýzy rozhovorov s pracovníkmi, ktorí odchádzajú, interview s významnými pracovníkmi, využitie manažérov ako školiteľov, distribúcia a archivácia dokumentov, spracovanie a vydanie histórie organizácie, vydávanie podnikového časopisu)

Organizačné zabezpečenie

• Pravidelné porady
• Dni a hodiny otvorených dverí
• Pravidelné stretnutia
• Priebežné informovanie zamestnancov
• Spracovanie internej komunikačnej stratégie, zásad internej elektronickej komunikácie
• Pravidelná aktualizácia webových stránok organizácie
• Zriadenie anonymnej telefónnej linky
• Zriadenie funkcie firemného ombudsmana

Administratívne zabezpečenie

Jednotné spracovanie formulárov:

• Organizačné smernice
• Príkazy
• Vnútorné oznamy, správy
• Pozvánky
• Štandardizované zápisy z jednaní, rokovaní
• Štandardizované formuláre inštrukcií